Introduction

In opdracht van onze klant zoeken wij momenteel een Personal Assistant/Office Manager.

Function

  • Voor de dienst Lange Termijn Beheer speel je een belangrijke rol in de dagelijkse ondersteuning van de directeur en staat in voor de administratie, planning, organisatie en schriftelijke en mondelinge communicatie van de directeur. Daarnaast supporteer je ook de office manager van de dienst in haar dagelijkse taken.
  • Jij bent het eerste aanspreekpunt van de directeur voor ondersteuning van zijn dagdagelijkse administratie en organisatie.
  • Je bent de centrale spilfiguur voor de directeur voor wat betreft de interne communicatie en de coördinatie van informatie met andere diensten en medewerkers.
  • Je staat in voor het voorbereidende werk van meetings en bijeenkomsten, je bereidt documenten en powerpoint-presentaties voor.
  • Je behandelt correct en snel de briefwisseling en de administratie van de directeur. Je plaatst bestellingen en volgt de betalingen op. Je speelt hierbij continu en snel in op mogelijke veranderende prioriteiten.
  • Je bent verantwoordelijk voor het meedenken, voorbereiden en opstellen van dossiers en het opvolgen van de acties die hieruit kunnen voortvloeien.
  • Je volgt verschillende lopende acties, dossiers en gebeurtenissen nauwgezet en meedenkend op.
  • Je beheert het klassement, briefwisseling en de databanken.
  • Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor interne en externe contacten via mail, telefoon en face-to-face.
  • Je verzorgt de logistieke ondersteuning van de dienst (materiaal, reservaties, ….) en vergaderingen (reservering, catering, documenten voorbereiden,….).

Requirements

  • Je beschikt minimaal over een Bachelor of gelijkwaardig door ervaring.
  • Je bent een administratieve duizendpoot, gepassioneerd door administratie en organisatie.
  • Je bent een teamspeler die in staat is autonoom te werken binnen een team. Je treedt in overleg waar nodig.
  • Je kan vlot werken onder druk en toont zin voor initiatief.
  • Je bent in staat snel hoofd- en bijzaken van elkaar te onderscheiden en stelt hierbij de juiste prioriteiten.
  • Je hebt goede verbale en schriftelijke communicatievaardigheden in het Nederlands en Frans. Engels is een pluspunt.

Offer

  • Je komt terecht in een internationale groep waar er ruimte is voor verdere ontplooiing.
  • Je krijgt de mogelijkheid op projecten te werken voor gerenommeerde bedrijven.
  • Je kan rekenen op een marktconform salarispakket.

Application

Natasha Abrams, Bart Van Oevelen, Gitte Nietvelt, Lynn Bouton
bcb@burdock.com
+32 3 650 09 25